Preguntas frecuentes: [1 - 10] [11 - 20] [21 - 30] [31 - 40] [41 - 50] [51 - 60] [61 - 66]

21. ¿Cuál es la aplicación de los términos Proceso y Programa en SACES?

• Cod. Proceso 18972 - Modificación a programa
• Cod. Proceso 172 - Registro Calificado
• Cod. Proceso 19721 - Renovación de Registro
• Cod. Programa 21143

Cuando se hace referencia a un programa, hablamos de la descripción de programa de educación superior definida por el Ministerio de Educación Nacional, para efectos del sistema, un programa cuenta con un código único al cual cual pueden ser asociados múltiples procesos.
Un proceso por su parte, trata de cada una de las solicitudes que podemos realizar en el sistema, bien sea a nivel de registro calificado o de trámites institucionales.

22. ¿Con qué opciones cuenta la página de inicio del sistema SACES?

Existen 6 características funcionales principales que marcan la diferencia entre las páginas de inicio de las versiones de SACES:

23. ¿Qué solicitudes puede presentar a través del sistema SACES?

• Reconocimiento de personería jurídica: Ingresando por la opción trámites institucionales, seleccionando radicar nuevo trámite.
• Aprobación de estudio de factibilidad para IES pública: Ingresando por la opción trámites institucionales, seleccionando radicar nuevo trámite.
• Cambio de carácter: Ingresando por la opción trámites institucionales, seleccionando radicar nuevo trámite.
• Reconocimiento como universidad: Ingresando por la opción trámites institucionales, seleccionando radicar nuevo trámite.
• Redefinición para el ofrecimiento de programas por ciclos propedéuticos: Ingresando por la opción trámites institucionales, seleccionando radicar nuevo trámite.
• Autorización de creación de seccionales: Ingresando por la opción trámites institucionales, seleccionando radicar nuevo trámite.
• Registro Calificado: ingresando por la opción Registro Calificado de la barra de menús del usuario Institución de Educación Superior, seleccionando la opción Procesos RC, radicar nuevo proceso.
• Ampliación de lugar de ofrecimiento: ingresando por la opción Registro Calificado de la barra de menús del usuario Institución de Educación Superior, seleccionando la opción Ampliación Cobertura RC, radicar nuevo proceso. Se realiza la radicación inicial y luego se diligencian las pestañas que se encuentran pendientes (si toda la información está correcta, se habilitará únicamente la pestaña Ampliación Cobertura.
• Renovación de registro calificado: ingresando por la opción Registro Calificado de la barra de menús del usuario Institución de Educación Superior, seleccionando la opción Renovación RC, radicar nuevo proceso.
• Modificaciones a programas: ingresando por la opción Registro Calificado de la barra de menús del usuario Institución de Educación Superior, seleccionando la opción Modificación RC, radicar nuevo proceso. Debe seleccionar los campos a modificar y guardar la selección en cada pestaña, luego volver al listado y seleccionar la modificación, en la cual SACES habilitará los campos seleccionados para su diligenciamiento.
• Desistimiento: ingresando por la opción de consulta de programas según estados en el resumen de registro calificado, los procesos tienen habilitada la solicitud de desistimiento. Se aclara que es una solicitud y requiere aceptación del MEN.

24. ¿A qué hace referencia cada uno de los estados de SACES?

• En Radicación: Ingreso de Información del programa por parte de la IES al sistema SACES.
• Completitud: Programa en revisión de la información asociada para corroborar su radicación en debida forma.
• Radicado: Programa cuya información asociada se encuentra radicada en debida forma. (La sala CONACES puede requerir información adicional).
• En Selección de pares: La sala CONACES aprueba propuestas de pares y se verifica su disponibilidad.
• Pares Seleccionados: Pares con asistencia confirmada. La IES puede consultar los nombres y HV una vez realizada la notificación de los mismos.
• Espera de Informe del Par: Visita realizada o en proceso. El par aún no ha cargado el informe al sistema.
• Con Informe del Par: El par ha cargado el informe al sistema y se encuentra en verificación de la sala CONACES correspondiente sobre la profundización del mismo.
• En Evaluación Sala: El programa se encuentra asignado a sesión para estudio de la sala CONACES correspondiente.
• Con Concepto Sala: La sala CONACES asociada pronunció su recomendación sobre el programa.
• Resolución: El Ministerio de Educación Nacional se encuentra en proceso de emitir acto administrativo con decisión sujeta a recurso de reposición. Una vez notificado será consultable en el sistema.
• Traslado de Concepto: Concepto inicial de la sala CONACES negando o condicionando el otorgamiento del registro calificado para los procesos radicados antes de la entrada en vigencia del decreto 1295. Antes llamado Auto. Para los programas posteriores a la entrada en vigencia del decreto 1295, se refiere a solicitud de información complementaria.
• Desistimiento: La IES ha expresado su deseo de no continuar con el proceso y el Ministerio de Educación Nacional ha aceptado y tramitado su solicitud

25. ¿Qué mensajes, notificaciones y alertas presenta SACES a la institución cuando ocurren eventos en los procesos solicitados?

• Comunicación visita de verificación de condiciones de calidad de los programas en trámite para Registro Calificado

  Esta comunicación llega por correo electrónico, aviso en el sistema y ventana emergente cuando se ingresa con el usuario de la IES. Hace referencia a la fecha en que se realizará la visita de verificación de condiciones de calidad de un proceso presentado por la IES. Una vez recibida la IES tiene la opción de aceptar o solicitar aplazamiento de la visita en los cinco días siguientes a la notificación y podrá hacerlo por el sistema.

• Programas devueltos por completitud

  Se envía correo electrónico al correo asociado a la IES y se visualiza en la pantalla de inicio, en el recuadro completitud, opción programas devueltos por completitud. Recordar en esta parte, que para poder finalizar un proceso devuelto, se debe ingresar por esta opción y revisar la información requerida, complementando de acuerdo con la solicitud. Se cuenta con un plazo máximo de 2 meses tras los cuales el programa se entenderá Desistido de acuerdo con la normatividad vigente. Decreto 2566.

• Traslados de concepto por notificar

  Se presenta como ventana emergente en el sistema y permite la visualización de los traslados de conceptos disponibles para notificación. La notificación se puede hacer uno a uno con lo cual se facilitan los tiempos de respuesta para las IES con más de un traslado de concepto negado. También se puede consultar por la opción Notificación de Actos Administrativos -> Notificar Traslado de Concepto.

• Traslado de concepto por vencer

  Cuando la IES se ha notificado y ha transcurrido el 70% del plazo establecido para la respuesta del traslado de concepto, el sistema enviará un correo electrónico a la dirección de correo registrada en la información institucional. Así mismo desplegará aviso en ventana flotante al ingresar con el usuario institucional. También se puede consultar por la opción Notificación de Actos Administrativos -> Registro Calificado/Tramites institucionales, aplicando el filtro de Traslado de concepto por responder.

• Devolución de traslado de concepto

  Cuando durante el proceso de revisión de la respuesta del auto y estando aún vigente el término se determina que la respuesta se encuentra incompleta, la Sala CONACES a la que se encuentra asociado el estudio de la solicitud podrá remitir nuevamente el traslado de concepto para su complementación. Ocurrido esto, el sistema enviará correo electrónico a la dirección de correo registrada en la información institucional permitiendo el conocimiento de la devolución. También se puede consultar por la opción Notificación de Actos Administrativos -> Registro Calificado/Tramites institucionales, aplicando el filtro de Traslado de concepto Devueltos.

26. ¿Con qué opciones de administración de usuarios del sistema SACES cuenta mi institución?

• Creación de hasta 20 usuarios colaborativos
• Activación/Inactivación de usuarios no requeridos
• Asignación de permisos de escritura por programas o por áreas de conocimiento

27. ¿Cómo puedo realizar el cambio de mi contraseña del sistema SACES?

En la pantalla de inicio, en el recuadro derecho "Información usuario", en la parte inferior, se encuentra un enlace denominado Actualización de claves, por medio del cual, cada usuario puede realizar el cambio de su clave actual. De igual forma las Instituciones de Ed. Superior pueden tener en cuenta los siguientes pasos para recuperarla.

• Ingresar por el enlace de la página principal de SACES: "Ha olvidado su contraseña". Este enlace tiene dos posibilidades, la primera, en caso de no haber realizado ningún ingreso al sistema, por medio de la cual SACES solicitará la confirmación de información registrada (correo electrónico, teléfono, documento de identificación, etc.). Si el usuario ha realizado un ingreso previo y ha registrado su pregunta secreta, el sistema únicamente solicitará la respuesta a esta pregunta y la confirmación del correo electrónico al cual será enviada la nueva clave. En ambos casos se realizará envío automático.
• Solicitar al administrador de la IES el envío de la clave a su correo electrónico. El administrador no tendrá conocimiento de la misma pues SACES genera una nueva de forma aleatoria.
• Solicitar a la mesa de ayuda de SACES el envío de una nueva clave, esta información será remitida al correo electrónico registrado para el usuario.
• ¿Cómo puedo realizar la creación de un usuario de tipo colaborativo en mi institución?

Ingresando con el usuario principal de la IES, diríjase a la opción Administrar usuarios de la institución, seleccione la opción Crear nuevo usuario y diligencie todos los campos solicitados, coloque una dirección de correo electrónico válida puesto que el usuario y clave serán enviados por este medio.
En caso que la creación del usuario falle, revise el mensaje emitido por el sistema y verifique la información diligenciada. Revise también que existan menos de 20 usuarios activos.
PROCESO DE REGISTRO CALIFICADO EN SACES

28. ¿Cómo puedo realizar la actualización de información personal?

En la pantalla de inicio, en el recuadro derecho "Información usuario", en cuya parte superior se encuentra el enlace "Datos personales de", por medio de esta opción se puede realizar la actualización de la información de contacto de su usuario.

29. ¿Qué sistema aporta información para apoyar la justificación de una solicitud de registro calificado?

La información de soporte para la justificación debe estar basada en los datos registrados en el SNIES, en el análisis realizado a los mismos y los indicadores que se presentan acordes a los criterios de pertinencia del programa en el marco de un contexto globalizado, en función de las necesidades reales de formación en el país y en la región donde se va a desarrollar el programa, oportunidades potenciales o existentes de desempeño (Observatorio Laboral) y las tendencias del ejercicio profesional o del campo de acción específico y estado actual de la formación en el área del conocimiento, en el ámbito regional, nacional e internacional; además de las otras requeridas en la normatividad vigente.

30. ¿Qué información le aporta el SNIES a la hora de radicar una solicitud de registro calificado?

SNIES aporta la información relacionada a los programas que se encuentran registrados en el territorio nacional y permite obtener información estadística de programas académicos, población estudiantil, docentes, entre otros que permiten soportar la solicitud.